Provincie Flevoland realiseert proactieve ketenmonitoring
IT speelt een steeds grotere rol in beleidsvorming en uitvoering. Door de jaren heen is de IT-omgeving van de provincie complexer geworden en zijn de klanteneisen toegenomen. Daarom heeft provincie Flevoland besloten over te stappen van reactief naar proactief en uiteindelijk voorspellend IT-beheer. Dit geeft inzicht in de hele IT-keten, optimaliseert de gebruikerstevredenheid en garandeert continuïteit en maximale beschikbaarheid van de IT-omgeving.
De toegevoegde waarde van Gensys
IT is cruciaal voor de continuïteit van de IT-omgeving, zodat medewerkers toegang hebben tot beleidsstukken en uitvoeringsdocumenten. Om deze beschikbaarheid te garanderen, heeft de beheerafdeling inzicht nodig in de IT-infrastructuur. De provincie zocht via een Best Value Procurement Europese aanbesteding naar een geschikte oplossing en partner.
Jan van der Werf, projectleider bij provincie Flevoland, legt uit:
“We weten wat we willen, maar zijn geen beheerexperts. Daarom kozen we voor een Best Value Procurement aanbesteding. Partijen mochten met minimale eisen en maximale ruimte via een presentatie hun onderbouwing, kansendossier, risicodossier en planning tonen om aan te geven dat zij de gevraagde doelstellingen kunnen realiseren.
Tijdens interviews en de concretiseringsfase overtuigde SPS ons als dé expert om deze opdracht uit te voeren. SPS toonde de toegevoegde waarde van haar Business en IT Service Management oplossing Gensys. Omdat wij van onze partner een regierol verwachten in de overstap naar proactief beheer, is vertrouwen des te belangrijker. SPS nam vanaf het begin de expertrol op zich en behield deze consistent.”
“Omdat wij van onze partner een regierol verwachten in de overstap naar proactief beheer, is vertrouwen des te belangrijker. SPS nam vanaf het begin de expertrol op zich en behield deze consistent.”
IT-beheerders delen hun tijd effectiever in
Dankzij Gensys hebben de verschillende afdelingen van provincie Flevoland, van het servicecentrum tot de IT-afdeling, nu volledig inzicht in de IT-infrastructuur. Ze beschikken over een dashboard met actuele informatie over de systemen en kritische diensten (‘business processen’) en tools om verstoringen tijdig te signaleren en op te lossen.
Jan: “We lopen niet meer achter de feiten aan, maar zijn problemen voor. Voorheen moesten beheerders ad hoc reageren, waardoor de druk soms hoog opliep. Nu kunnen we doelgericht werken en zijn we niet meer bezig met ‘onzichtbare’ problemen. IT-beheerders kunnen hun tijd effectiever indelen, hoeven minimaal acuut op te treden en kunnen zich richten op andere projecten.
Verandering in werkwijze en gedrag
Naast de juiste tooling vereist de overstap naar proactief beheer ook een verandering in de werkwijze en het gedrag van de beheerafdeling.
Jan: “De omslag van reactief naar proactief beheer betekent dat technische en functionele beheerders nu een proactieve houding moeten aannemen. Ze moeten anticiperen op problemen en incidenten voorkomen. Vroeger konden onze beheerders pas reageren als problemen zich voordeden. Nu hebben we nieuwe verantwoordelijkheden en rollen vastgesteld om effectief in te spelen op meldingen vanuit Gensys.
SPS heeft onze beheerders getraind om hen in hun nieuwe rol optimaal te laten functioneren. Gedurende het project was er bovendien een professional van SPS op onze locatie aanwezig, wat zorgde voor korte lijnen en snelle schakeling. SPS heeft ons begeleid tijdens het verandertraject, waardoor we winst hebben geboekt in tijd en efficiëntie en onze nieuwe werkwijze optimaal kunnen benutten.”
Meer weten?
Vraag informatie aan
Gerelateerde artikelen
